Про що це свідчить? У компанії не встановлена чітка система. Якісь правила є, але вони стосуються далеко не всіх важливих задач, і ніхто їх не контролює. Такий вибірковий підхід віддаляє бізнес від його цілей.
ГОЛОВНІ ХАРАКТЕРИСТИКИ СИСТЕМНОГО БІЗНЕСУ
Коли власник систематизує свій бізнес, він автоматично виходить із операційного управління та переходить до своєї прямої задачі – розробки стратегії. Компанія в цей час працює за узгодженими процесами.
Важлива одна умова – описати всі процеси в компанії та постійно їх вдосконалювати. У компанії їх сотні: від найму нових співробітників до відходу у відпустку та на лікарняний, від закупки продукції у постачальників до оформлення замовлення клієнта тощо.
ЯК СИСТЕМАТИЗУВАТИ ПРОЦЕСИ
Описати очевидні для кожної людини процеси видається дивним. Та насправді така міра – необхідність. Описані процеси наочно показують власнику, топ-менеджерам і співробітникам, на що вони витрачають час і наскільки ефективно взаємодіють.
ЕТАПИ СИСТЕМАТИЗАЦІЇ
- Описати процеси
Усі співробітники описують по черзі кожну дію всередині одного процесу, за який вони відповідають. - Розрахувати час
Біля кожної маленької дії всередині великого процесу спеціаліст ставить час, який він в середньому на неї витрачає. - Оцінити ефективність
Власник, топ-менеджер або ключові спеціалісти збираються разом і оцінюють ефективність таких процесів: чи можна викинути звідти якийсь крок, зменшити час виконання, зробити більш зручним. - Розповсюдити процеси
Коли експерти вдосконалили процеси та узгодили їх, вони доносять результати до всіх співробітників. Тепер у кожної людини є готові бізнес-схеми та бізнес-процеси, і вони зобов’язані за ними працювати. - Перевірити ефективність
Недостатньо просто ввести правила – треба забезпечити їхню життєдіяльність. Для цього власник або топи призначають відповідальних, які слідкують за правильним виконанням прописаних процесів. - Вдосконалити процеси
Особливість системного бізнесу в тому, що його завжди можна тестувати та вдосконалювати по ходу роботи. Добре, коли самі співробітники впливають на зміни в бізнес-процесах.
Завдяки своїй зручності та явним результатам такий ланцюжок дій швидко перетворюється на звичку.
ЯК ВПРОВАДИТИ СИСТЕМУ В БІЗНЕС
У систематизації бізнесу є важливе правило – не треба робити систему заради системи. Якщо часу на створення системи витрачається більше, ніж з’являється після її створення, немає сенсу прописувати. Можна створити докладний бізнес-процес купівлі ручки, але чи принесе це користь?
Тому починати треба зі стратегічно важливих відділів і ключових процесів.
- Відділ продажів
Систематизувати бізнес краще з того відділу, від поліпшень у якому з’являться гроші. У більшості компаній це відділ продажів. Звичайно, все залежить від специфіки компанії: іноді варто вводити систему спочатку у виробництво або юридичний відділ.Продавати нові продукти, прокачати сервіс, продумати скрипти продажів – кожен маленький крок може стати додатковим прибутком. - Відділ маркетингу і PR
Все знову ж таки дуже індивідуально: бувають компанії з основним прибутком від постійних клієнтів – для них залучити нових клієнтів не так істотно, як утримати старих.Середньостатистичному малому бізнесу важливо продумати маркетингову і PR-стратегії, аби зрозуміти, де і як брати нових клієнтів, звідки з’явились старі та як стати впізнаваними. - Фінансово-управлінський облік
Система у цій сфері пояснює, звідки в бізнесі гроші, скільки їх, куди їх можна вкладати. - Бюджетування
Це про те, як розподілити гроші у розрізі місяця, кварталу, року. - HR-відділ
На попередніх етапах персонал потроху відчуває зміни, та ґрунтовні зміни приходять зараз. Прописується цикл життя співробітника у компанії: як його наймають, що він робить, як взаємодіє із колегами, як розвивається, як іде з компанії.
Можна прожити і без систематизації. Ніхто не відміняє системний бізнес, яким усе життя керує одна людина. Якщо такий варіант зручний для власника, йому не треба будувати потужну систему. Та якщо власник планує масштабувати свій бізнес, збільшити територію продажів, розширити вибір продуктів, збільшити штат – він рано чи пізно «дозріє» у систематизацію.
Автор: Петро Синєгуб
Джерело: «Ділове слово» №34